Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Чтобы снизить процент ошибок, связанных с человеческим фактором при обработке первичных документов, компании могут использовать программное обеспечение. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Мобильные устройства также могут упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки документов. Оптимизация бизнес-процессов с помощью интеллектуальных систем обработки информации может ускорить ввод данных, повысить их качество, контролировать корректность заполнения и автоматически вносить документы в корпоративную систему.
Для выбора системы обработки информации нужно обратить внимание на ее возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При приобретении такой системы следует отдавать предпочтение проверенным компаниям с опытом работы и успешными решениями в данной области.
Автоматизация обработки информации играет важную роль в бухгалтерских процессах больших компаний, где объем информации настолько велик, что без использования интеллектуальных технологий не обойтись. Компания ABBYY предлагает решение в виде платформы ABBYY FlexiCapture, которая облегчает работу с документами бухгалтерам. Как известно, "Кто владеет информацией - владеет миром", поэтому управление информацией - это неотъемлемая часть бизнеса в настоящее время.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture - отличное решение для работы в области документооборота в бухгалтерии. Оно позволяет справляться с массой информации при сдаче отчетности по НДС в налоговую. Количество бумажных документов от поставщиков в конце месяца может значительно возрасти. Если в обычный день необходимо обработать 20-30 документов, то в конце месяца таких документов может быть несколько сотен ежедневно. Вручную выполнить такую работу очень трудно, вероятность ошибок и неточностей возрастает. Необходимо также подчеркнуть, что каждый документ должен соответствовать требованиям законодательства, иначе возможны претензии и штрафы от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерии постоянно поступают электронные документы, которые также необходимо проверять и вводить в систему.
ABBYY FlexiCapture - это универсальная платформа, которая способна оптимизировать важные бизнес-процессы, связанные с документооборотом в бухгалтерии. Эта платформа является идеальным решением в ситуации, когда документы поступают в систему единым потоком и имеют любую форму, без предварительной сортировки.
Благодаря использованию ABBYY FlexiCapture, работа бухгалтера становится намного проще. Сотрудник бухгалтерии запускает приложение на своём компьютере и сканирует необходимые документы или загружает уже присланные электронные копии. Затем ABBYY FlexiCapture сам проводит все необходимые действия: распознаёт ключевые поля и информацию, содержащуюся в них. После этого документ переходит к бухгалтеру, который проверяет правильность ввода информации и/или вносит необходимые корректировки. Для того, чтобы сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture особенно полезен для компаний с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Он позволяет удалённо собирать данные на местах, т.е. из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Эта система способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они размещены на разных страницах. При обработке многостраничных документов порядок страниц не имеет значения.
ABBYY FlexiCapture обеспечивает быстроту работы и повышает точность итоговой информации благодаря своим технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). Работа с бумажными документами уменьшается в 3-10 раз, а точность обработки повышается в 10 (!) раз. Данный программный продукт окупается за 3 месяца - 1 год благодаря разумной стоимости и низким затратам на его внедрение и последующее сопровождение.
ABBYY FlexiCapture - это платформа для обработки бизнес-документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Но как же это может помочь бизнесу? Давайте рассмотрим несколько кейсов компании ABBYY из большого портфолио.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть PwC, которая предоставляет аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения. Ее клиентами в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в повышении эффективности обработки финансовых документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Для решения этой задачи компания ранее проводила ручную обработку первичных бухгалтерских документов и сверку данных из них с информацией в учетной системе. Это занимало много времени и не всегда было точным.
Платформа ABBYY FlexiCapture была выбрана для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама. Это значительно повысило эффективность процесса обработки и освободило время сотрудников компании. Они могут использовать это время для решения других важных производственных задач, включая общение с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков России - "Открытие". Финансово-кредитное учреждение входит в топ-15 крупнейших страны. Ежедневно банк обрабатывает около 1500-2000 различных документов, включая чеки, платежные требования, поручения и т.д. Ранее сотрудники ручным образом обрабатывали эти документы, это забирало большую часть рабочего времени и влекло за собой риски для банка. Организация решила упростить обработку данных, повысить эффективность и снизить затраты.
В январе 2014 года банк внедрил систему ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года - в филиалах. Теперь программа используется для сканирования, контроля бухгалтерских и финансовых документов и верификации. Автоматизация практически полностью исключает возможность мошенничества и ошибок, связанных с человеческим фактором. Благодаря точности обработки информации трудозатраты снизились в 30 раз. Бэк-офис полностью унифицировал весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов, что полностью освободило квалифицированных работников от рутинной работы.
Будущие планы банка - автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
Одной из крупнейших мировых компаний в производстве стали является группа Магнитогорского металлургического комбината (ММК), которая лидирует на российском рынке металлургии. В 2011 году внутри компании уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, но они были недостаточно гибкими и не допускали изменений в параметрах работы. Поэтому было решено запустить новое решение, которое позволит оперативно менять шаблоны документов, не затрагивая разработчика.
Основной задачей при внедрении нового решения было обеспечить быстрое сканирование, распознавание и передачу документов в информационную систему компании, а также автоматизировать обработку первичной бухгалтерской документации. Для этого было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое могут развивать сотрудники IT-подразделения компании. Кроме того, это решение легко интегрируется в уже существующую систему, что обеспечило ускорение и упрощение процесса обработки. Теперь каждый месяц большое количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных сканируется и распознается с помощью системы ABBYY FlexiCapture.
Данное решение не только помогло ММК повысить эффективность обработки первичной бухгалтерской документации, но также показало свою универсальность и применимость во многих отраслях, где ведение бухгалтерского учета является обязательным. Особенно это востребовано в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где автоматизированная обработка документов значительно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com